La comunicación es efectiva cuando
reúne características, tales como el mensaje que se desea comunicar llega a la
persona o grupos considerados apropiados para recibirlos.
En el mundo organizacional, la comunicación efectiva es un medio utilizado
en los diversos procesos administrativos, esto radica en la relación directa con la
función de gerencia, de manera que esta puede definirse como una transferencia
de información. En este sentido, la comunicación permite la interacción e
integración de los recursos humanos; es efectiva para generar cambio de
conductas, hacer productiva la información y lograr las metas. Puede
considerarse, como un proceso que ocurre entre los miembros, en forma colectiva,
hacia una unificación de la organización en el ámbito social; por lo cual, debe
darse en forma dinámica, donde sea constante el flujo, pero respetando el grado
de identificación de estructura.
La comunicación efectiva juega un papel fundamental en las instituciones
educativas, abarcando todas las áreas de la estructura organizativa, para
proporcionar los medios necesarios para la transmisión de información facilitando
la realización de actividades y el logro de objetivos propuestos por la organización.
Es importante señalar, que la comunicación proporciona los medios para reunir y
diseminar información necesaria para la retroalimentación y asesoramiento a los
trabajadores en el proceso de evaluación de desempeño laboral.
Al respecto, Koontz y Weihrich (2004:594) expresan, la comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor, asegurándose de que
este último lo comprenda. De lo cual se deduce, la comunicación en una
institución educativa comprende múltiples interacciones donde se abarcan desde
las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información más
complicados es por ello que en toda organización educativa debe disponer de la
información necesaria para la correcta realización de sus labores.
La imposibilidad de determinar todos los canales que transmiten y reciben
información en una organización es esencial pero insuficiente para dirigir esto no
solo significa enunciar hechos, sino también darlos a conocer en tal forma que los
empleados de la organización se sientan inspirados por el fortalecimiento de los
elementos que le caracteriza como son: valores, objetivos y roles gerenciales.
En este contexto, la comunicación efectiva, según Koontz y Weihrich
(2004:609) es más que sólo transmitir información a los empleados requiere de
contactos frente a frente en condiciones de apertura y confianza. Lo que quiere
decir que una verdadera comunicación efectiva, no suele requerirse costosos y
sofisticado medios de comunicación, sino la disposición de los superiores a
participar en la comunicación frente a frente.
Por consiguiente, la comunicación efectiva es un instrumento que permite a la
organización informarse en dirección de los objetivos, estimulando las actividades
y la proyección de una imagen nueva hacia le entorno. Debido a lo extenso del
campo de acción, dentro de la institución educativa, se debe considerar las
dificultades administrativas y académicas para establecer un proceso sistemático,
continuo y dinámico de la comunicación; por darse, en muchos casos
comunicaciones internas descendentes, ascendentes y horizontales.
La comunicación es un medio que unifica a cualquier actividad organizada,
permitiendo el funcionamiento interno, mediante la integración de las funciones
gerenciales; ya que va hacia el establecimiento divulgación de los objetivos; crean
los planes para el cumplimiento del mismo; organizan el talento humano, según
las funciones a cumplir, creando un ambiente de trabajo que contribuya a la
empresa; vincula la organización con el entorno; va en el intercambio de
información entre todos los miembros de los diversos niveles existentes en la
institución.
De igual forma Koontz y Weihrich (2004) plantean, es preciso identificar los
elementos y factores decisivos en el proceso de la comunicación para así lograr la
su efectividad resaltando que es responsabilidad de todos los miembros de una
organización, los cuales persiguen un propósito común. El grado de efectividad de la comunicación puede evaluarse conforme a los resultados esperados. Para ello
es preciso que los gerentes establezcan pasos a seguir para que fluya una
comunicación efectiva:
1. Los emisores de mensajes deben concebir claramente lo que desean
comunicar es decir aclarar el propósito del mensaje y trazar un plan para la
consecución.
2. Para que la comunicación sea efectiva es preciso que la codificación y
descodificación se realicen símbolos familiares para el emisor y para el
receptor del mensaje (Valores y objetivos comunes).
3. El contenido del mensaje debe ser acorde con el nivel de conocimientos de
sus destinatarios y con el ambiente organizacional.
4. Es importante considerar las necesidades de los receptores de la
información. Siempre que resulte apropiado hacerlo, se debe comunicar algo
que sea valioso para ellos.
5. Debe existir la retroalimentación de la información, esto se logra haciendo
preguntas, solicitando la participación y alentando a los receptores a exponer
sus reacciones al mensaje.
6. La comunicación efectiva es responsabilidad no solo del emisor, sino
también del receptor de la información.
La comunicación efectiva también permite el establecimiento de una relación
entre las partes que interactúan, lo cual se logra conociendo a nuestro interlocutor.
Es necesario conocer los elementos y factores de la comunicación efectiva (sus
creencias, valores, experiencias cotidianas, objetivos entre otros) que el
interlocutor utiliza para entender lo que le se dice y tomar una decisión con
respecto a lo que se espera que haga.
http://www.redalyc.org/pdf/782/78230409001.pdf
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